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关于住友电木集团“合规通报制度”

关于住友电木集团“合规通报制度”

前言

为对违规行为实现早期发现和防患未然，住友电木集团导入了内部通报制度（住友电木集团将其称为“合规通报制度”），该制度可在发现有违规行为或有违规倾向时，能通过公司内部或外部窗口进行报告。

当发现有违规行为或有违规倾向时，通常会向上司报告或商谈。但是，在通常的报告、商谈无效、发生以下情况时，请使用本“合规通报制度”。
-即使向上司报告，情况也无法改善时
-判断为不便于向上司报告、或者不适合向上司报告时
　（上司与违规行为有关联等情况）

合规通报制度的概要

通报对象行为的范围是什么？

  • 违反法律（法律法规、公司规定以及《遵守住友电木集团的道德规范》）的行为或有违反倾向的行为。

谁可以使用此通报制度？

  • 住友电木集团的董事以及员工（包括合同工、临时工、劳务工、派遣工、外派人员、小时工以及兼职人员）
  • 住友电木集团的利益相关者（包括退休员工，应聘人员和业务交易方）

谁是通报的窗口

下列的任何一个通报窗口均可选择

  • (1) 公司内部通报窗口 (住友电木株式会社 监查室长)
    General Manager, Internal Audit Dept. of Sumitomo Bakelite Co., Ltd.

    电子邮件 ： compliance@ml.sumibe.co.jp （自动仅转送给监查室长。）
    邮寄地址 ： 5-8, Higashi-Shinagawa 2-Chome, Shinagawa-Ku, Tokyo 140-0002, JAPAN
  • (2) 公司外部通报窗口 (田宫合同律师事务所 住友电木株式会社集团合规通报制度 担当律师)
    Tamiya Gohdoh Law Office
    Attn: Attorney-at-law in charge of "Compliance Reporting System" of Sumitomo Bakelite Co., Ltd.

    电子邮件 ： bcl60683@nifty.com
    邮寄地址 ： Prudential Tower 3F 13-10, Nagatacho 2-Chome Chiyoda-Ku, Tokyo, 100-0014, JAPAN

如何通报？

  • 需要通报时，请填写“合规通报单”(请从下面的链接下载)中所规定的事项后，通过电子邮件或邮件发送给通报窗口。
  • 通报人也可以匿名举报，但由于调查和纠正措施会受到限制，因此建议提供本人明确的姓名（实名）举报。

通报的受理、报告、调查等

  • 通报内容将由“通报窗口”向住友电木株式会社的合规委员会委员长* 及总务本部长报告。合规委员会委员长* 将对相关部门成员组成的调查小组进行指示，调查情况并讨论对策。
  • 通报窗口、合规委员会委员长* 、总务本部长或调查小组的成员中如有与被调查事实对象有利害关系的人员时，将会被排除在报告、调查等成员之外，请放心。
  • 只有当住友电木株式会社的董事、执行董事与调查对象存在事实利害关系时，为了确保独立于董事、执行董事，通报内容、调查等内容由住友电木株式会社的专职监事进行监督。并且，届时将通过匿名等方式删除可能导致获得举报人身份的信息之后，再将通报内容、调查等内容与专职监事共享。
  • 除非因匿名举报等原因而无法与通报者联系，否则都会通知举报者其举报被受理、并向其报告调查结果和采取的措施。
  • * 如委员长（社长）为被通报人员时由副委员长代为执行
Compliance Reporting System response process flow

保密性

  • 通报窗口、合规委员会委员长、总务本部长、调查小组成员对于举报者身份的信息仅用于实施、讨论举报相关的调查以及纠正措施等必要的、最小限度范围，除此之外不会共享或披露此类信息。 此外，他们也不会将此类信息用于必要的调查和采取纠正措施以外的任何其他目的。

禁止查询举报者和不利情况处理

  • 禁止查询举报者的身份。
  • 禁止因进行举报、协助调查，对举报者以及协助调查者采取不利的处理（解雇，纪律处分，降职，减薪，不利的调任/外派/调动，劝退，拒绝续签劳动合同以及事实上的骚扰等）。
  • 对于违反上述禁止事项的本集团任何职员，将根据公司规定的就业规则中关于惩戒处理规定对其惩戒处理。

禁止出于不正当目的举报

  • 禁止不正当目的的举报（虚假的举报或是以诽谤中伤他人为目的的举报）。另一方面，对于上述恶意不正当举报以外的举报，本集团将不受妨碍正常进行。
  • 对于违反上述禁止事项的本集团任何职员，将根据公司规定的就业规则中关于惩戒处理规定对其惩戒处理

与通报窗口的“咨询”

  • 为了在通报前或得到通报相关的必要建议，可以与通报窗口进行“咨询”。如果是咨询，请说明是“咨询”，不是举报。
  • 请注意，在“咨询”的情况下，不会进行包括调查和改正措施的处理或回复询问。
  • 即使在咨询的情况下，也会保护可以识别咨询者身份的信息，并禁止因咨询而产生的任何不利情况。

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